Najczęstsze błędy w księgowości jednoosobowej działalności
— i jak ich uniknąć

Jednoosobowa działalność gospodarcza to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia
biznesu w Polsce. Przedsiębiorcy cenią ją za prostotę, kontrolę nad firmą i mniejszą liczbę formalności
niż w przypadku spółek. Warto jednak pamiętać, że ta forma działalności wiąże się z
odpowiedzialnością — również w zakresie rozliczeń podatkowych.

Samodzielne prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej może na pierwszy
rzut oka wydawać się oszczędnym rozwiązaniem, ale w praktyce często prowadzi do błędów, które
mogą sporo kosztować. Z doświadczenia naszego biura rachunkowego wynika, że najczęstsze
problemy w księgowości jednoosobowej działalności wynikają nie z braku chęci, a z braku czasu,
wiedzy i dostępu do aktualnych przepisów. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na niepotrzebny
stres, komplikacje, a nawet kary finansowe, których łatwo można uniknąć.

W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy w księgowości jednoosobowej działalności i
podpowiadamy, jak ich unikać.

1. Odkładanie księgowości na później

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez właścicieli jednoosobowych działalności
gospodarczych jest odkładanie spraw księgowych na później. Priorytetem staje się bieżące
prowadzenie firmy, a księgowość schodzi na dalszy plan. To może prowadzić do chaosu w
dokumentach, pomijania faktur i błędów w rozliczeniach.

Dodatkowo, gdy wszystko zostaje na ostatnią chwilę, łatwo o opóźnienia w przesyłaniu deklaracji czy
płatnościach, co z kolei grozi karami. Rzetelne i systematyczne prowadzenie księgowości
jednoosobowej działalności gospodarczej daje też informację zwrotną o finansach firmy, co pozwala
podejmować bardziej świadome decyzje. Dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie stałego terminu na
sprawy księgowe – na przykład raz w tygodniu – co pozwoli uniknąć ich pominięcia.

2. Błędy w fakturach i dokumentacji sprzedaży

Dokumentowanie sprzedaży może się wydawać proste, ale w praktyce właśnie tu pojawia się wiele
problemów. Oprócz tzw. literówek, częste są błędy w danych obowiązkowych na fakturach,
niewłaściwe stawki VAT, faktury wystawione z opóźnieniem lub w ogóle niewystawione.
Konsekwencje? Problemy w rozliczeniach z urzędem skarbowym, a czasem także utrata zaufania
kontrahentów.

Pomocne bywa korzystanie z prostego programu do fakturowania lub współpraca z księgową, która
na bieżąco weryfikuje dokumenty. Usługi księgowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej
mogą obejmować właśnie taką kontrolę.

3. Nieprawidłowe rozliczanie kosztów

Koszty firmowe to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie podatków. Mimo to wielu
przedsiębiorców z nich nie korzysta — albo z braku wiedzy, że dany wydatek można rozliczyć lub jak
zrobić to prawidłowo, albo przeciwnie — próbują odliczać coś, co nie spełnia warunków. W obu przypadkach mogą pojawić się problemy podczas kontroli. Przepisy w tej kwestii są niejednoznaczne,
a przyporządkowanie kosztu do działalności bywa kłopotliwe.

W przypadku wątpliwości dobrym pomysłem może się okazać złożenie wniosku o wydanie
indywidualnej interpretacji podatkowej, czyli oficjalnego zapytania do Dyrektora Krajowej Informacji
Skarbowej (KIS), w którym podatnik przedstawia swoją sytuację podatkową i prosi o potwierdzenie,
czy jego sposób rozumienia przepisów jest prawidłowy. Taka interpretacja chroni wnioskodawcę –
jeśli zastosuje się do niej, nie poniesie konsekwencji podatkowych, nawet jeśli interpretacja okaże się
później błędna. Uzyskanie oficjalnej opinii organu skarbowego kosztuje 40 zł za każdą opisaną
sytuację, a to niewielka cena za pewność w rozliczaniu dodatkowych wydatków.

4. Brak aktualizacji danych i zgłoszeń

Przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę, że pewne formalności obowiązują nie tylko na
początku, ale także później. Dotyczy to np. ZUS-u, VAT czy CEIDG. Zmiana kodu ubezpieczenia?
Przekroczenie limitu obrotów uprawniających do zwolnienia z VAT? Takie zmiany trzeba zgłaszać w
odpowiednich terminach. Samodzielne prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności
gospodarczej oznacza także odpowiedzialność za te zgłoszenia.

Dobrą opcją jest korzystanie z oprogramowania, które przypomni o terminach, albo powierzenie tego
obowiązku biuru rachunkowemu w ramach obsługi księgowej jednoosobowej działalności.

5. Nieaktualizowanie wiedzy

W polskim prawie podatkowym zmiany są częste, a obowiązujące przepisy często bywają trudne do
zrozumienia. Przedsiębiorca, który nie śledzi ich na bieżąco, może nieświadomie popełniać błędy.
Przykład? Zmiana zasad rozliczania składki zdrowotnej czy nowe limity do ryczałtu. Forma
księgowości w jednoosobowej działalności musi być dopasowana do aktualnych przepisów, a to
oznacza konieczność stałego aktualizowania wiedzy.

Współpraca z biurem rachunkowym, które informuje o zmianach i dopasowuje rozwiązania do
sytuacji konkretnej firmy może okazać się optymalnym wyjściem.

Unikanie błędów w księgowości jednoosobowej działalności wymaga nie tylko dobrej organizacji, ale
też wiedzy, systematyczności i znajomości przepisów. W praktyce, przy natłoku obowiązków, trudno
zadbać o każdy szczegół.

W takich sytuacjach warto skorzystać ze wsparcia specjalistów. Biuro rachunkowe przejmuje
odpowiedzialność za poprawność rozliczeń, pilnuje terminów i monitoruje zmiany w przepisach.
Dzięki temu prowadzenie działalności staje się bezpieczniejsze i mniej stresujące.
Koszt księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej to inwestycja w spokój, czas i rozwój
firmy.

Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym, a chętnie przedstawimy rozwiązania dopasowane
do potrzeb Twojej firmy.