Zmiana biura rachunkowego
Zmiana biura rachunkowego to naturalny etap w rozwoju wielu firm. Powody mogą być różne – od poszukiwania szerszej oferty usług, przez potrzebę lepszego kontaktu, aż po zmianę skali działalności. Niezależnie od przyczyn, cały proces można przeprowadzić w prosty i uporządkowany sposób. Wystarczy zadbać o kilka podstawowych kroków, które zapewnią płynne przekazanie dokumentów i obowiązków nowemu biuru rachunkowemu.
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
W przypadku mniejszych firm na przykład jednoosobowych działalności gospodarczych lub spółek z niewielką skalą działania zmiana biura może odbyć się nawet z miesiąca na miesiąc, bez większych komplikacji.
Natomiast w większych firmach, na przykład takich które prowadzą tzw. pełną księgowość (spółki oraz jednoosobowe działalności, których przychód roczny przekracza 2,5 mln euro netto), czyli mają bardziej rozbudowaną dokumentację oraz wiele operacji finansowych – lepszym rozwiązaniem może się okazać dokonanie takiej zmiany z początkiem nowego roku obrotowego.
Dzięki temu obecne biuro zamyka rok, przygotowuje sprawozdania finansowe i składa wymagane rozliczenia roczne, a nowe biuro przejmuje dokumentację od nowego okresu.
Unikamy wtedy dzielenia odpowiedzialności za ten sam okres między dwa biura i minimalizujemy ryzyko błędów czy nieporozumień.
Krok 1: Sprawdzenie umowy z obecnym biurem
Pierwszym krokiem przy zmianie biura rachunkowego jest dokładne przeanalizowanie zapisów umowy zawartej z dotychczasowym biurem. W dokumencie tym zazwyczaj znajdują się kluczowe informacje dotyczące warunków rozwiązania współpracy, w tym przede wszystkim długości okresu wypowiedzenia.
Warto zwrócić uwagę na ewentualne zapisy umożliwiające wcześniejsze zakończenie umowy, na przykład w przypadku zaniedbań lub błędów księgowych. Takie klauzule mogą pozwolić na szybsze zakończenie współpracy bez konieczności oczekiwania do końca standardowego okresu wypowiedzenia.
Dobrą praktyką jest również upewnienie się, w jakiej formie należy złożyć wypowiedzenie (elektronicznie lub papierowo).
Krok 2: Przygotowanie dokumentów
Drugim ważnym etapem przy zmianie biura rachunkowego jest przygotowanie kompletu niezbędnych materiałów. Na tym etapie warto dokładnie sprawdzić, jakie dokumenty przy zmianie biura rachunkowego będą wymagane do rozpoczęcia współpracy z nowym podmiotem. Ich lista może się różnić w zależności od specyfiki firmy, formy prawnej działalności czy zakresu świadczonych usług księgowych.
W naszym biurze rachunkowym przekazujemy szczegółową listę wymaganych dokumentów, co znacznie ułatwia poprzedniej księgowości zebranie i uporządkowanie całej dokumentacji. Dzięki temu proces przebiega szybciej i bez zbędnych komplikacji.
Dodatkowo, jeśli istnieje taka możliwość, sami kontaktujemy się z dotychczasowym biurem rachunkowym. Pozwala to na bezpośrednie ustalenie szczegółów przekazania danych, bez konieczności angażowania przedsiębiorcy w kwestie techniczne i organizacyjne.
W przypadkach, gdy oba biura korzystają z tego samego systemu księgowego, warto rozważyć przekazanie całej bazy danych. Takie rozwiązanie znacznie przyspiesza i upraszcza proces przeniesienia, umożliwiając nowemu biuru płynne przejęcie obowiązków bez ryzyka utraty ważnych informacji czy przerwy w obsłudze księgowej.
Krok 3: Dopełnienie formalności
Kolejnym istotnym etapem są kwestie organizacyjne związane z przekazaniem obowiązków i odpowiedzialności. Warto dokładnie ustalić, które biuro odpowiada za rozliczenia w poszczególnych okresach. Dzięki temu nie ma wątpliwości, kto jest odpowiedzialny za przygotowanie deklaracji czy raportów za dany miesiąc lub kwartał. W tym czasie należy również zadbać o aktualne pełnomocnictwa: dotychczasowe biuro odwołuje swoje upoważnienia, a nowe składa własne w urzędzie skarbowym oraz w ZUS. Zapewnia tociągłość obsługi i eliminuje ryzyko nieporozumień, zarówno w kontaktach z urzędem, jak i przy bieżących rozliczeniach.
W przypadku spółek zmiana biura rachunkowego wiąże się także z aktualizacją formularza NIP-8 odnośnie podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe.
Jak wybrać nowe biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę?
Wybierając nowe biuro rachunkowe, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii. Ważną kwestią jest doświadczenie biura i to jak długo działa na rynku, a także czy biuro jest objęte ubezpieczeniem OC.
Opinie innych klientów mogą dać obraz jakości usług i profesjonalizmu zespołu. Istotne jest też dokładne poznanie zakresu oferowanych usług – czy obejmuje wszystkie potrzebne obszary księgowości i rozliczeń. Warto upewnić się co do szczegółów współpracy i poprosić o wyjaśnienie, jak wygląda proces przejęcia dokumentacji oraz dotychczasowej księgowości, aby mieć pewność, że zmiana przebiegnie pomyślnie.
Zmiana biura rachunkowego to krok, który często budzi obawy, ale w rzeczywistości może przebiegać sprawnie i bezproblemowo. Najważniejsze jednak jest, aby nowe biuro rachunkowe było rzetelnym i sprawdzonym partnerem, który zapewni bezpieczeństwo, terminowość i profesjonalną obsługę.
Ostatnie posty:
