Forma przekazywania dokumentacji księgowej

Dobra współpraca z księgową zaczyna się od porządku w dokumentach. To, w jaki sposób przekazywana jest dokumentacja księgowa, ma ogromny wpływ na sprawność pracy biura rachunkowego, a w konsekwencji również na bezpieczeństwo finansowe i spokój przedsiębiorcy. Nieprawidłowe lub opóźnione dostarczenie dokumentów może prowadzić do nieporozumień.

Jakie są dokumenty księgowe, które należy przekazać?

Podstawą jest zgromadzenie wszystkich niezbędnych dowodów księgowych. Najczęściej będą to:
● faktury sprzedaży i zakupu,
● paragony związane z działalnością gospodarczą,
● rachunki,
● umowy i aneksy do umów,
● wyciągi bankowe,
● dokumenty dotyczące delegacji służbowych.

W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, np. w spółkach, każdy wydatek musi mieć swoje odzwierciedlenie w dokumencie. Brak takiego potwierdzenia uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów działalności. Warto więc dokładnie sprawdzić, czy wszystkie faktury i rachunki są kompletne, a ich treść zgodna z rzeczywistymi operacjami finansowymi firmy.

Terminowość ma znaczenie

 

Terminy przekazywania dokumentów są zwykle określone w umowie z biurem rachunkowym, jednak im szybciej dokumentacja trafi do księgowej, tym więcej czasu pozostaje na jej spokojne i rzetelne wprowadzenie. Wczesne dostarczenie dokumentów pozwala uniknąć błędów, które mogą pojawić się, gdy dokumenty trafiają w ostatniej chwili, a księgowa zmuszona jest działać w pośpiechu. Regularne i terminowe przekazywanie dokumentacji księgowej nie tylko usprawnia pracę biura rachunkowego, ale też daje przedsiębiorcy pewność, że wszystkie rozliczenia są prowadzone prawidłowo.

Forma przekazywania dokumentacji księgowej

 

Forma przekazywania dokumentacji księgowej powinna być uzgodniona z biurem rachunkowym. Możliwości jest kilka:
● dokumenty w wersji papierowej,
● skany faktur i rachunków w formacie PDF,
● korzystanie z aplikacji online do przekazywania dokumentów.

Najważniejsze jest, aby ustalić wspólnie, które rozwiązanie będzie najbardziej wygodne i praktyczne zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla księgowej. Wybór odpowiedniej formy przesyłania dokumentów może mieć wpływ proces ich księgowania.

Opisywanie faktur na odwrocie

Jednym z elementów, które mogą znacząco ułatwić pracę księgowej, jest opisywanie faktur na odwrocie. Krótka notatka pozwala prawidłowo zaksięgować koszt i eliminuje konieczność dodatkowych pytań. Dzięki temu księgowa od razu wie, do jakiego rodzaju wydatku odnosi się dana faktura, co przyspiesza pracę.

Jak opisywać faktury dla księgowej?

● „Zakup materiałów biurowych”
● „Delegacja Warszawa”
● „Spotkanie z klientem”

Kwestię opisywania faktur warto uzgodnić ze swoją księgową. Rozwiązaniem może być ustalenie, jakiego typu wydatki powinny zawierać opis, tak aby księgowa nie miała wątpliwości przy rozliczeniu.

Prawidłowe przekazywanie dokumentów księgowych to klucz do sprawnej i bezproblemowej współpracy z księgową. Regularne, terminowe i dobrze opisane dokumenty pozwalają przedsiębiorcy oszczędzić czas, a księgowej – pracować efektywnie i bez błędów.
Dbając o dokumentację księgową, przedsiębiorca zyskuje pewność, że wszystkie rozliczenia są prowadzone rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Sylwia Kur
Księgowa z praktycznym podejściem, na co dzień poruszająca się głównie w obszarze KPiR, ale coraz śmielej stawiająca kroki także w świecie pełnej księgowości. Z własnego doświadczenia wiem, jak skomplikowane potrafią być podatki i księgowe niuanse, dlatego z przyjemnością dzielę się wiedzą w sposób prosty i przystępny, tak, jak sama chciałabym, żeby mi to ktoś wytłumaczył.
Previous Post
Newer Post