Jak rozliczyć koszty paliwa w firmie? Zasady, limity i dokumenty
Rozliczanie kosztów paliwa to jeden z częstszych tematów, z którymi mierzą się osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Właściwe ujęcie wydatków na paliwo w kosztach uzyskania przychodu wymaga znajomości przepisów podatkowych oraz odpowiedniego udokumentowania wydatków.
W artykule przedstawione zostały aktualne zasady rozliczania paliwa w działalności gospodarczej, obowiązujące limity oraz dokumentacyjne warunki, które należy spełnić, by rozliczenia były zgodne z przepisami.
Czy wydatki na paliwo można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Tak – pod warunkiem, że są poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają na
celu uzyskanie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Kluczowe znaczenie ma jednak
sposób wykorzystywania pojazdu w firmie oraz prawidłowe udokumentowanie wydatków.
1. Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej
W przypadku, gdy pojazd osobowy wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych, możliwe jest:
- odliczenie 100% VAT od paliwa oraz innych wydatków eksploatacyjnych,
- odliczenie 100% kosztów uzyskania przychodu.
Aby skorzystać z pełnych odliczeń, należy:
- zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26 (w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca poniósł pierwszy wydatek związany z samochodem),
- prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, zgodnie z wymogami ustawy o VAT,
- posiadać faktury VAT za paliwo, wystawione na dane firmy z NIP.
Brak któregokolwiek z powyższych elementów uniemożliwia pełne odliczenia podatkowe.
Dobrą praktyką jest sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu służbowego wyłącznie do celów
firmowych. Choć przepisy prawa nie nakładają obowiązku tworzenia takiego dokumentu, jego
posiadanie jest szczególnie zalecane w sytuacjach, gdy pojazd udostępniany jest pracownikom.
Regulamin precyzuje obowiązki użytkownika, umożliwia sprawowanie kontroli nad sposobem korzystania z pojazdu oraz zapobiega potencjalnym sporom. Jasne określenie zasad użytkowania służy ochronie interesów pracodawcy i zapewnia przejrzystość wewnętrznych procedur.
W przypadku zgłoszenia samochodu osobowego na druku VAT-26 jako wykorzystywanego wyłącznie
w działalności, urząd skarbowy podczas kontroli bardzo dokładnie sprawdza sposób użytkowania
pojazdu. Oprócz analizy dokumentów, często zadawane są szczegółowe pytania dotyczące codziennego korzystania z auta. Jeśli pojawi się uzasadnione podejrzenie, że samochód był używany również prywatnie, podatnik może zostać zobowiązany do korekty deklaracji VAT (nawet za kilka lat wstecz) oraz zwrotu nienależnie odliczonego podatku z odsetkami. Zalecana jest więc szczególna ostrożność i dbałość o pełną zgodność deklarowanego sposobu użytkowania z rzeczywistością.
2. Samochód osobowy wykorzystywany firmowo i prywatnie
Jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych (co jest najczęstszą praktyką), obowiązują następujące limity:
- możliwe jest odliczenie 50% VAT od paliwa,
- przysługuje odliczenie 75% kosztów uzyskania przychodu.
W takim przypadku:
- nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
- nie trzeba zgłaszać pojazdu na VAT-26,
- konieczne jest posiadanie faktur VAT na dane firmy (z NIP).
Należy pamiętać, że w przypadku kontroli konieczne będzie udowodnienie, że pojazd faktycznie był
wykorzystywany częściowo w celach firmowych.
3. Samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej
Samochód prywatny, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, również może być wykorzystywany w działalności gospodarczej. Dotyczy to często aut należących do przedsiębiorcy, które są używane okazjonalnie do celów firmowych.
W takim przypadku:
- możliwe jest odliczenie 50% VAT od paliwa,
- przysługuje odliczenie 20% kosztów uzyskania przychodu.
Warunki dokumentacyjne:
- wymagane jest posiadanie faktur VAT lub rachunków wystawionych na dane przedsiębiorcy,
- nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ani zgłaszania pojazdu do urzędu,
- warto prowadzić uproszczoną ewidencję użytkowania pojazdu (np. w arkuszu kalkulacyjnym), aby wykazać związek z działalnością.
Rozliczanie 20% kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności to wygodna opcja dla przedsiębiorców, którzy nie chcą formalizować użytkowania pojazdu ani wprowadzać go do ewidencji środków trwałych.
Rozwiązanie to może być również korzystne dla przedsiębiorców rozliczających się na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. W ich przypadku brak możliwości uwzględniania kosztów uzyskania przychodu sprawia, że różnica między limitem 75% a 20% nie wpływa na wysokość podatku.
Dodatkowo, odliczenie VAT od paliwa w przypadku użytkowania mieszanego (zarówno przy prywatnym, jak i firmowym pojeździe) wynosi 50%, niezależnie od tego, czy samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.
Warto również zaznaczyć, że w przypadku sprzedaży samochodu będącego środkiem trwałym, uzyskany przychód podlega opodatkowaniu w ramach działalności gospodarczej. Natomiast sprzedaż prywatnego pojazdu, który nie został ujęty w majątku firmy, nie rodzi takiego obowiązku – o ile nastąpi po upływie 6 miesięcy od nabycia.
Samochody ciężarowe i specjalne - 100% odliczenia VAT i pełne koszty
Pojazdy niebędące samochodami osobowymi, np. samochody ciężarowe, specjalistyczne (koparki, dźwigi, pojazdy techniczne), czy auta o DMC powyżej 3,5 tony pozwalają na pełne rozliczenie kosztów.
W takim przypadku:
- przysługuje prawo do 100% odliczenia VAT od paliwa i kosztów eksploatacyjnych,
- możliwe jest odliczenie 100% kosztów uzyskania przychodu.
Warunki dokumentacyjne:
- pojazd musi być formalnie zakwalifikowany jako ciężarowy lub specjalny – poprzez odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym,
- w niektórych przypadkach wymagane jest zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów (w formie pieczątki VAT-1 lub VAT-2 w dowodzie rejestracyjnym),
- konieczne jest posiadanie faktur VAT z danymi firmy (NIP).
Nie ma obowiązku składania VAT-26 ani prowadzenia ewidencji przebiegu, jeśli pojazd z definicji nie jest uznawany za osobowy.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu paliwa
Przedsiębiorcy rozliczający koszty paliwa często popełniają błędy, które mogą skutkować zakwestionowaniem odliczeń przez urząd skarbowy. Do najczęstszych należą:
- rozliczanie paragonów bez NIP w kosztach firmowych – NIP nabywcy musi się znaleźć na paragonie, aby dokument mógł być uznany za fakturę uproszczoną,
- brak zgłoszenia VAT-26 mimo pełnego odliczenia VAT w przypadku samochodu osobowego,
- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu niezgodnej z wymogami,
- błędna klasyfikacja pojazdu jako ciężarowego lub osobowego,
- zawyżanie proporcji użytkowania firmowego względem faktycznego.
Podsumowanie
Rozliczanie kosztów paliwa w jednoosobowej działalności gospodarczej zależy od rodzaju pojazdu oraz sposobu jego użytkowania. Przedsiębiorcy mają kilka możliwości:
- 100% kosztów i VAT – samochody osobowe używane wyłącznie firmowo (z ewidencją i VAT-26) lub pojazdy ciężarowe/specjalne,
- 75% kosztów i 50% VAT – przy użytkowaniu mieszanym (firmowo-prywatnym),
- 20% kosztów i 50% VAT – w przypadku użytkowania prywatnego samochodu w działalności.
Aby uniknąć błędów, warto dostosować sposób rozliczenia do rzeczywistego wykorzystywania pojazdu i zadbać o kompletną dokumentację.
Masz wątpliwości, jak najlepiej rozliczyć paliwo w swojej firmie?
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – pomożemy Ci wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie i zadbać o zgodność z przepisami.
Ostatnie posty:
