Kasa fiskalna w firmie - kiedy trzeba ją mieć i jak uniknąć błędów?
Kasa fiskalna kojarzy się głównie ze sklepami i punktami usługowymi, ale w rzeczywistości obowiązek
jej posiadania może dotyczyć również wielu innych rodzajów działalności. Nie każda firma musi od razu kupować kasę, ale są sytuacje, w których jest to obowiązkowe – niezależnie od wielkości obrotu.
Poniżej omawiam podstawowe zasady dotyczące kas fiskalnych, które warto znać prowadząc działalność gospodarczą.
Kiedy powstaje obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy firm, które dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W przypadku sprzedaży wyłącznie na rzecz innych firm (B2B), kasa nie jest wymagana.
Podstawowym kryterium zwolnienia z obowiązku posiadania kasy jest limit obrotu – jeżeli roczna sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie przekroczy określonego progu (obecnie 20 000 zł netto), można korzystać ze zwolnienia. Po przekroczeniu tego limitu, ewidencjonowanie sprzedaży na kasie należy
rozpocząć w ciągu 2 miesięcy.
Należy także pamiętać, iż w przypadku rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób prywatnych w trakcie
roku nie przysługuje cały limit zwolnienia 20 000 zł netto, lecz proporcjonalnie wyliczona wartość.
Zwolnienia przedmiotowe z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej mogą być zwolnione określone rodzaje działalności – niezależnie od wysokości obrotów. Zwolnienia przedmiotowe dzielą się na dwie główne grupy:
I. Zwolnienie w przypadku sprzedaży określonych towarów lub usług
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej nie dotyczy sprzedaży, której przedmiotem są niektóre towary
lub usługi, w tym m.in.:
- usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
- usługi pocztowe i kurierskie świadczone przez operatorów uprawnionych,
- usługi edukacyjne, o ile nie są realizowane w formie szkoły (np. kursy, szkolenia),
- usługi związane z najmem lub zarządzaniem nieruchomościami, jeżeli świadczenie tych usług zostało w całości udokumentowane fakturą lub płatność będzie wykonana w formie bezgotówkowej,
- czynności notarialne,
- usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome, w zakresie określonym przepisami.
W każdym z tych przypadków działalność musi być zgodna z warunkami określonymi w rozporządzeniu, a zwolnienie nie przysługuje, jeśli równolegle prowadzona jest sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkiem kasy.
II. Zwolnienie w przypadku szczególnego sposobu prowadzenia sprzedaży
Zwolnienie może również dotyczyć sposobu, w jaki realizowana jest sprzedaż, np. gdy spełnione są
dodatkowe warunki formalne. Najpopularniejsze przypadki to:
- sprzedaż wysyłkowa lub zdalna towarów, jeżeli:
▹ zapłata następuje w całości za pośrednictwem rachunku bankowego (lub pocztowego),
▹ z dokumentów jednoznacznie wynika, kto jest nabywcą (imię, nazwisko, adres), - sprzedaż usług prowadzona w całości bez udziału gotówki – pod warunkiem, że wszystkie transakcje są ewidencjonowane i opłacane przelewem.
Należy zwrócić uwagę na to, że dwa powyższe zwolnienia obowiązują jedynie w przypadku, w którym
całość obrotu na rzecz osób prywatnych jest realizowana w formie bezgotówkowej. Przyjęcie nawet
minimalnej kwoty gotówką przekreśla możliwość dalszego jego stosowania i w wielu przypadkach oznacza od razu konieczność zakupu kasy. Do limitu zwolnienia podmiotowego 20 000 zł liczą się wtedy bowiem wszystkie transakcje z osobami prywatnymi w danym roku – zarówno gotówkowe, jak i opłacone przelewem.
W razie wątpliwości, czy dana działalność kwalifikuje się do zwolnienia, warto skonsultować się z biurem rachunkowym. Zwolnienia mają zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy są spełnione wszystkie warunki.
Kto nie może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej?
Istnieje katalog towarów i usług, których sprzedaż zawsze wymaga stosowania kasy fiskalnej, nawet
jeśli firma dopiero rozpoczyna działalność lub ma bardzo niski obrót. Dotyczy to m.in.:
- usług gastronomicznych i cateringowych,
- usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- usług prawniczych oraz doradztwa podatkowego,
- usług medycznych i dentystycznych świadczonych przez lekarzy,
- napraw pojazdów, wulkanizacji, przeglądów technicznych,
- sprzedaży paliw, alkoholu, papierosów, perfum, wyrobów elektronicznych oraz części samochodowych.
Obowiązek kasy może także dotyczyć innych branż – w zależności od rodzaju oferowanych produktów lub usług. Przed rozpoczęciem sprzedaży na rzecz osób fizycznych warto upewnić się, czy nie ma obowiązku ewidencji na kasie od pierwszej transakcji.
Czy można korzystać z e-paragonów?
Nowoczesne kasy fiskalne pozwalają na wystawianie tzw. e-paragonów, czyli paragonów elektronicznych. Ich stosowanie jest dozwolone pod warunkiem, że klient wyrazi zgodę na otrzymanie paragonu w takiej formie. E-paragon może być wysyłany np. na adres e-mail, SMS-em lub jako kod QR.
Stosowanie kas fiskalnych online (czyli takich, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas) staje się obecnie standardem, a niejednokrotnie także obowiązkiem w wielu branżach.
Jakie są konsekwencje braku kasy fiskalnej?
Prowadzenie sprzedaży bez wymaganej kasy fiskalnej może skutkować:
- dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi,
- grzywną na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego,
- utratą prawa do zwolnień lub ulg,
- problemami w razie kontroli skarbowej.
W przypadku zakupu kasy fiskalnej online przysługuje ulga podatkowa – 90% wartości zakupu, maksymalnie 700 zł. Warunkiem jej uzyskania jest rozpoczęcie ewidencjonowania w wymaganym terminie.
Podsumowanie
Kasa fiskalna nie jest obowiązkowa dla każdej firmy, ale w wielu przypadkach jej stosowanie wynika wprost z przepisów – niezależnie od wielkości sprzedaży. Warto już na etapie planowania działalności ustalić, czy obowiązek ten wystąpi, i w razie potrzeby wdrożyć odpowiednie rozwiązania.
Zwolnienia są możliwe, ale tylko przy spełnieniu konkretnych warunków. Brak kasy, mimo takiego obowiązku, może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Aby ich uniknąć, warto skonsultować się z biurem rachunkowym i upewnić się, że ewidencja sprzedaży prowadzona jest zgodnie z aktualnymi przepisami.
