Czy możesz wliczyć w koszty kawę i wodę w biurze domowym?
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w domu i zastanawiasz się, czy możesz zaliczyć w koszty działalności zakup kawy, wody lub ekspresu do kawy?
To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców, którzy korzystają z domowego biura.
W tym artykule wyjaśniam, jak wygląda kwestia rozliczania kawy, wody i ekspresu w kosztach firmowych, kiedy można to zrobić. Podpowiem, jak przygotować się do takiego zakupu, aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania kosztu.
Kawa w kosztach jednoosobowej działalności - co mówi prawo?
Aby dany wydatek mógł być zaliczony w koszty działalności, musi spełniać dwa podstawowe warunki:
● Musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła.
● Nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.
Kawa czy woda nie znajdują się na liście wydatków wyłączonych, ale kluczowe jest uzasadnienie ich związku z działalnością. W praktyce urzędy skarbowe najczęściej akceptują takie koszty, jeśli dotyczą:
● Biura.
● Spotkań z klientami.
● Zatrudnionych pracowników.
Zakup kawy w jednoosobowej działalności – kiedy można?
Jeśli masz wydzielone pomieszczenie biurowe w domu lub mieszkaniu i wykorzystujesz je wyłącznie do pracy, możesz zaliczyć zakup kawy do kosztów.
Kluczowe jest to, aby wydatek był:
● Udokumentowany fakturą wystawioną na firmę.
● Poniesiony na potrzeby działalności.
Jeśli np. prowadzisz konsultacje online, nagrywasz filmy lub szkolenia, spotykasz się z klientami, możesz uzasadnić, że kawa stanowi element standardu Twojej pracy.
Trudno jednak będzie przekonać urząd, że kawa kupowana razem z żywnością do domu i wypijana z rodziną, to koszt firmowy.
Ekspres do kawy – koszty działalności czy wydatek prywatny?
Jeśli kupujesz ekspres do kawy do biura, może być on kosztem działalności. Wszystko zależy od jego przeznaczenia.
W przypadku domowego biura trzeba spełnić kilka warunków:
● Nie korzystasz z niego osoby prywatnie.
● Zakup jest udokumentowany na firmę.
● Masz logiczne uzasadnienie, jak służy w działalności.
W zależności od wartości ekspresu możesz go zakwalifikować jako:
● Wyposażenie (do 10 000 zł),
● Środek trwały (powyżej 10 000 zł).
Pamiętaj, że koszt będzie rozliczany inaczej w zależności od klasyfikacji.
Zakup wody w jednoosobowej działalności – czy wolno?
Woda, podobnie jak kawa, może być uznana za koszt działalności, jeśli jest kupowana na potrzeby biura. Jeśli masz pracowników, przyjmujesz klientów lub prowadzisz działalność w biurze poza domem – możesz bezpiecznie zakupić wodę mineralną lub z dystrybutora.
W przypadku pracy z domu warunki są podobne jak przy kawie:
● Zakup na firmę.
● Osobna faktura.
● Brak wspólnego używania z domownikami.
● Wyraźnie oddzielona przestrzeń do pracy.
Koszty kawy i wody w biurze domowym – jak je udokumentować?
Jeśli chcesz uwzględnić koszt kawy lub wody jako koszt firmy, zadbaj o:
● Wyraźnie oddzielony zakup: najlepiej osobne zamówienie.
● Fakturę wystawioną na firmę,
● Spójne uzasadnienie w przypadku ewentualnej kontroli.
Czy urząd może zakwestionować taki koszt?
Może. Szczególnie wtedy, gdy:
● Nie potrafisz udowodnić, że kawa lub woda są używane wyłącznie służbowo.
● Zakupione produkty nie są logicznie powiązane z profilem Twojej działalności.
● Kupujesz artykuły spożywcze razem z zakupami domowymi.
● Brak jest dokumentacji potwierdzającej zasadność.
Co możesz zrobić, by zmniejszyć ryzyko?
● Wydziel biuro w domu.
● Zakupy dokumentuj fakturami na firmę.
● Wyposażenie firmowe przechowuj w pomieszczeniu biurowym.
● W razie wątpliwości wystąp o interpretację indywidualną.
● Skonsultuj zakup z księgowym.
Podsumowanie
Koszt kawy i wody na firmę można rozliczyć w kosztach działalności tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki. Najważniejsze z nich to wyodrębnienie przestrzeni biurowej, osobne zakupy na firmę i logiczne uzasadnienie związku z prowadzoną działalnością. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować taki koszt jako prywatny.
Zawsze warto zachować rozsądek, zadbać o dokumentację i nie wrzucać w koszty wszystkiego, co znajduje się w domowej kuchni. Kawa i woda w domowym biurze mogą być legalnym kosztem, ale tylko wtedy, gdy udowodnisz, że nie mają nic wspólnego z prywatnym życiem.
Jeśli chcesz mieć pewność, czy możesz rozliczyć dane zakupy, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci bezpiecznie prowadzić działalność i unikać niepotrzebnych sporów z urzędem.
Ostatnie posty:
