Co musi zawierać dobra teczka pracownika i jak ją prowadzić bez papierów?
Prowadzenie teczki akt osobowych pracownika to obowiązek każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy. To nie tylko kwestia porządku, ale przede wszystkim zgodności z przepisami. Warto wiedzieć, co powinna zawierać teczka pracownika, jak ją prawidłowo prowadzić, a także jak przejść na wersję elektroniczną, która oszczędza miejsce, czas i nerwy.
Teczka akt osobowych pracownika – co to właściwie jest?
Teczka osobowa pracownika (czasem nazywana też teczką personalną pracownika) to zestaw dokumentów, które dokumentują przebieg zatrudnienia. Dzieli się ją na cztery części:
● Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę (CV, list motywacyjny, kopie dyplomów, orzeczenie lekarskie, zgoda na przetwarzanie danych osobowych itp.).
● Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem (umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia szkoleń BHP, aneksy, zaświadczenia).
● Część C – dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (wypowiedzenie, świadectwo pracy).
● Część D – wprowadzona od 2019 roku – obejmuje dokumenty dotyczące kar porządkowych.
Teczka pracownika powinna zawierać wszystko, co może mieć znaczenie z punktu widzenia zatrudnienia. Dobrze prowadzona teczka akt osobowych może uchronić pracodawcę przed problemami w przypadku kontroli PIP lub sporów z byłym pracownikiem.
E-teczka pracownika, czyli jak prowadzić dokumentację elektronicznie
Od kilku lat możliwe jest prowadzenie elektronicznej teczki osobowej, czyli tzw. e-teczki pracownika. W praktyce oznacza to, że zamiast przechowywać dokumenty w segregatorze, można je archiwizować w wersji cyfrowej – oczywiście z zachowaniem odpowiednich standardów bezpieczeństwa (np. backup danych, kontrola dostępu, szyfrowanie).
Ważne: jeśli chcemy przenieść dokumenty papierowe do wersji elektronicznej,
należy je wcześniej zeskanować i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.
Prowadzenie e-teczki pracownika to oszczędność miejsca, łatwiejszy dostęp do dokumentów i większa wygoda podczas kontroli. Warto jednak zadbać o odpowiedni system lub program kadrowy, który pomoże zarządzać dokumentacją zgodnie z obowiązującymi przepisami.
O czym pamiętać?
● Przechowuj dokumenty zgodnie z wymaganym okresem, dla umów zawartych po 2019 roku – 10 lat.
● Dla umów zawartych przed 2019 – 50 lat.
● Dbaj o aktualność dokumentów w teczce – szczególnie w przypadku zmian w umowie czy danych osobowych.
● Oznaczaj teczki jednoznacznie – najlepiej imieniem i nazwiskiem pracownika oraz numerem ewidencyjnym (jeśli prowadzisz większy zespół).
Podsumowanie
Prawidłowo prowadzona teczka osobowa pracownika to nie tylko obowiązek, ale też zabezpieczenie dla firmy. Niezależnie od tego, czy dokumentacja prowadzona jest w wersji papierowej, czy w formie elektronicznej teczki osobowej, warto znać jej strukturę i zasady archiwizacji.
W naszym biurze rachunkowym dokładamy wszelkich starań, aby dokumentacja kadrowa była prowadzona zgodnie z najnowszymi przepisami – bezpiecznie, profesjonalnie i przejrzyście. Nasi doświadczeni specjaliści chętnie pomogą Ci w organizacji teczek osobowych pracowników, dbając o każdy szczegół.
Zapraszamy do współpracy – jesteśmy tu, by wspierać Twoją firmę na każdym etapie rozwoju!
Ostatnie posty:
