Moment doręczenia faktury w KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób rozumienia pojęcia doręczenia faktury. W modelu obowiązującym przed KSeF doręczenie następowało w chwili przekazania dokumentu kontrahentowi, najczęściej w formie papierowej lub elektronicznej. W systemie e-faktur mechanizm ten został zastąpiony rozwiązaniem opartym na centralnym systemie teleinformatycznym.
W praktyce oznacza to, że moment dostarczenia faktury nie jest już uzależniony od faktycznego zapoznania się z dokumentem przez nabywcę.
Przyjęcie faktury do KSeF jako moment doręczenia
W KSeF faktura jest przekazywana do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie podlega weryfikacji technicznej. Po jej pozytywnym zakończeniu dokumentowi nadawany jest unikalny numer identyfikacyjny KSeF. Ten moment uznawany jest za datę doręczenia faktury nabywcy, pod warunkiem że posiada on polski numer NIP.
Z punktu widzenia przepisów nie ma znaczenia, czy nabywca pobrał fakturę z systemu ani czy zapoznał się z jej treścią. Sam fakt przyjęcia dokumentu do KSeF skutkuje uznaniem go za doręczony.
Data wystawienia a data przyjęcia faktury do systemu
Data wystawienia faktury oznacza dzień wskazany przez podatnika jako moment jej sporządzenia. W przypadku niezwłocznego przesłania dokumentu do KSeF obie daty, wystawienia oraz przyjęcia, są tożsame.
W sytuacji wystawienia faktury w trybie offline i przesłania jej do KSeF w terminie późniejszym, daty te będą się różnić. Należy przy tym pamiętać, że system nie dopuści do przyjęcia faktury, jeżeli wskazana data wystawienia będzie późniejsza niż moment jej przesłania do KSeF.
Brak obowiązku potwierdzania odbioru
Od 1 lutego 2026 r. odbiór faktury w KSeF nie będzie wymagał żadnej formy potwierdzenia ani akceptacji ze strony nabywcy. Doręczenie następuje automatycznie z chwilą przyjęcia dokumentu do systemu.
Do końca okresu przejściowego, tj. do 31 stycznia 2026 r., podatnicy korzystający z KSeF dobrowolnie powinni jednak zapewnić nabywcy dostęp do faktury w inny sposób, jeżeli nie wyraził on zgody na jej odbiór za pośrednictwem systemu. Obowiązek ten ma charakter tymczasowy.
Termin płatności a KSeF
Przepisy dotyczące KSeF nie regulują zasad ustalania terminu płatności. W praktyce strony transakcji powinny jednoznacznie określić, czy termin ten liczony jest od daty wystawienia faktury, czy od daty jej przyjęcia do KSeF. Ma to szczególne znaczenie w przypadku podmiotów stosujących rozbudowane procedury obiegu dokumentów.
Znaczenie podatkowe dat
Dla celów podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego zasadnicze znaczenie ma data wystawienia faktury, która co do zasady determinuje moment powstania obowiązku podatkowego. Data przyjęcia faktury do KSeF pełni natomiast funkcję dowodową, potwierdzając skuteczne doręczenie dokumentu nabywcy.
Podsumowanie
W systemie KSeF doręczenie faktury nie jest związane z jej fizycznym przekazaniem kontrahentowi. Decydujące znaczenie ma moment przyjęcia dokumentu do centralnego systemu i nadania numeru identyfikacyjnego. Zmiana ta wymaga od podatników dostosowania zarówno procedur księgowych, jak i zapisów umownych regulujących zasady rozliczeń.
Ostatnie posty:
