Jakie dokumenty przedsiębiorca powinien przekazywać księgowej? Praktyczny poradnik
Prowadzisz firmę i korzystasz z usług biura rachunkowego? Jednym z najważniejszych elementów dobrej współpracy jest regularne i kompletne przekazywanie dokumentów.
Dla przedsiębiorcy może się wydawać, że wystarczy przesłać faktury sprzedażowe i zakupowe. W praktyce dokumentacja firmy jest znacznie szersza.
Księgowa potrzebuje nie tylko faktur, ale również informacji i dokumentów dotyczących płatności, pracowników, samochodów, leasingów, zakupów zagranicznych czy innych zdarzeń, które mają wpływ na rozliczenia firmy.
Im lepiej uporządkowana jest dokumentacja, tym łatwiej prawidłowo rozliczyć podatki i uniknąć późniejszych korekt oraz dodatkowych wyjaśnień.
Jakie dokumenty należy przekazywać księgowej?
Zakres dokumentów zależy od rodzaju prowadzonej działalności, formy opodatkowania oraz tego, czy przedsiębiorca zatrudnia pracowników.
Są jednak dokumenty, które pojawiają się w większości firm.
1. Faktury sprzedażowe
To dokumenty wystawiane przez firmę na rzecz klientów. Księgowa na ich podstawie rozlicza między innymi przychód oraz VAT należny, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT.
Warto pamiętać, że nie chodzi wyłącznie o faktury wystawione w tradycyjny sposób. W przypadku przedsiębiorców objętych obowiązkiem KSeF część dokumentów sprzedażowych jest wystawiana bezpośrednio w systemie. Dlatego ważne jest, aby biuro rachunkowe miało dostęp do odpowiednich dokumentów i informacji dotyczących sprzedaży.
2. Faktury zakupowe
Faktury za towary i usługi związane z prowadzoną działalnością są podstawą do ujęcia wydatków w księgowości.
W przypadku czynnych podatników VAT faktury zakupowe mogą być również podstawą do odliczenia podatku VAT, jeżeli spełnione są wymagane warunki. Nie warto jednak wysyłać księgowej wyłącznie faktur, które przedsiębiorca uważa za koszt firmy. Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek może zostać ujęty w księgowości, lepiej przekazać dokument do oceny.
To księgowa powinna ocenić, czy i w jaki sposób należy go rozliczyć.
3. Dokumenty dotyczące płatności
Sama faktura nie zawsze pokazuje wszystko, co jest potrzebne do prawidłowego rozliczenia. W zależności od sytuacji znaczenie mogą mieć również potwierdzenia zapłaty, informacje o przedpłatach, zaliczkach, płatnościach częściowych czy kompensatach.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których sposób zapłaty ma wpływ na rozliczenie podatkowe.
Jeżeli biuro rachunkowe prosi Cię o potwierdzenie płatności, warto je przekazać razem z pozostałą dokumentacją.
4. Dokumenty dotyczące samochodu
Jeżeli samochód jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, księgowa może potrzebować dokumentów dotyczących jego zakupu, leasingu, najmu lub innych form użytkowania.
Przekazuj również faktury za paliwo, naprawy, części, ubezpieczenie oraz inne wydatki związane z samochodem. Sposób rozliczenia takich wydatków zależy między innymi od tego, w jaki sposób samochód jest wykorzystywany w działalności.
5. Umowy i inne dokumenty dotyczące firmy
Nie każda istotna informacja dla księgowości znajduje się na fakturze.
Dlatego warto przekazywać również umowy, aneksy oraz inne dokumenty dotyczące między innymi:
- leasingu,
- najmu lokalu,
- kredytu lub pożyczki,
- zakupu lub sprzedaży majątku firmy,
- otrzymanych dotacji,
- innych istotnych zobowiązań lub należności.
Jeżeli podpisujesz umowę, która może mieć wpływ na rozliczenia firmy, warto przekazać ją księgowej jeszcze przed rozpoczęciem jej realizacji. Dzięki temu można wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne i jak dane zdarzenie powinno zostać rozliczone.
A co z dokumentami pracowników?
Jeżeli zatrudniasz pracowników lub współpracujesz z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych, dokumentacja jest jeszcze szersza.
Do biura kadrowo księgowego należy przekazywać między innymi informacje dotyczące:
- zawieranych umów,
- wynagrodzeń,
- urlopów,
- rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia,
- zmian warunków zatrudnienia,
- innych zdarzeń mających wpływ na rozliczenia pracownika.
W tym przypadku szczególnie ważne jest przekazywanie informacji na czas. Opóźnienie w przekazaniu dokumentów może oznaczać, że biuro nie będzie miało wystarczająco dużo czasu na przygotowanie prawidłowych rozliczeń.
Czy faktury z KSeF trzeba wysyłać księgowej?
To jedno z pytań, które coraz częściej pojawia się w związku z obowiązkowym KSeF. Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jednak, że przedsiębiorca powinien przestać interesować się swoją dokumentacją.
Biuro rachunkowe powinno mieć dostęp do faktur znajdujących się w KSeF, ale przedsiębiorca nadal musi zadbać o przekazanie informacji potrzebnych do prawidłowego zaksięgowania dokumentu.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których z samej faktury nie wynika, w jaki sposób wydatek jest związany z działalnością.
Przykładowo księgowa może potrzebować informacji, czego dotyczył zakup, do czego będzie wykorzystywany albo czy dany wydatek ma charakter wyłącznie firmowy. KSeF zmienia sposób obiegu faktur, ale nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku prawidłowego dokumentowania działalności.
Co z fakturami otrzymanymi poza KSeF?
Nie wszystkie dokumenty, które trafiają do firmy, muszą znajdować się w KSeF. Dotyczy to między innymi określonych sytuacji związanych z transakcjami z podmiotami zagranicznymi, konsumentami czy przypadkami objętymi wyjątkami od obowiązku stosowania KSeF.
Dlatego dokumenty otrzymywane poza systemem również powinny być przekazywane do księgowości. Nie warto zakładać, że skoro faktury nie ma w KSeF, to nie trzeba jej przekazywać.
Do kiedy przekazywać dokumenty księgowej?
Najważniejsza jest regularność. Warto ustalić z biurem rachunkowym konkretny termin przekazywania dokumentów i konsekwentnie się go trzymać.
W Hive Tax prosimy o przekazywanie dokumentów do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Dzięki temu mamy czas na ich sprawdzenie, zaksięgowanie oraz przygotowanie rozliczeń podatkowych.
Jeżeli dokumenty trafiają do biura na ostatnią chwilę, rośnie ryzyko, że pojawią się pytania lub konieczność uzupełnienia dokumentacji już w czasie przygotowywania rozliczeń.
Co jeśli nie masz pewności, czy dany dokument przekazać?
Najprostsza zasada jest taka: jeżeli nie wiesz, czy dokument ma znaczenie dla księgowości, przekaż go księgowej i zapytaj. Lepiej przesłać dokument, który ostatecznie nie będzie potrzebny, niż pominąć dokument, który może mieć wpływ na rozliczenie firmy.
Dotyczy to szczególnie większych zakupów, umów, leasingów, kredytów, dotacji, zakupów zagranicznych oraz nietypowych transakcji.
Dlaczego kompletna dokumentacja jest tak ważna?
Księgowość nie polega wyłącznie na wpisywaniu faktur do programu. Żeby prawidłowo rozliczyć firmę, trzeba wiedzieć, co faktycznie wydarzyło się w przedsiębiorstwie. Dlatego dobra współpraca z biurem rachunkowym wymaga komunikacji z obu stron.
Przedsiębiorca dostarcza dokumenty i informacje o tym, co dzieje się w firmie, a księgowa na tej podstawie może prawidłowo ocenić sposób rozliczenia poszczególnych zdarzeń.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
Przekazywanie dokumentów z dużym opóźnieniem.
Nawet prawidłowo wystawiona faktura może stać się problemem, jeżeli biuro otrzyma ją dopiero po przygotowaniu rozliczenia.
Przekazywanie wyłącznie faktur.
Niektóre zdarzenia wymagają dodatkowych dokumentów, takich jak umowy, potwierdzenia płatności czy informacje od przedsiębiorcy.
Samodzielne decydowanie, czego nie przekazywać księgowej.
Przedsiębiorca może uznać, że dany wydatek nie jest związany z firmą albo że określony dokument nie ma znaczenia. Lepiej pozostawić ocenę księgowej.
Brak informacji o ważnych zmianach w firmie.
Zakup samochodu, podpisanie leasingu, rozpoczęcie zatrudnienia pracownika, otrzymanie dotacji czy rozpoczęcie współpracy z zagranicznym kontrahentem to informacje, o których księgowość powinna wiedzieć.
Podsumowanie
Dobra księgowość zaczyna się od dobrej dokumentacji. Przedsiębiorca powinien regularnie przekazywać księgowej faktury sprzedażowe i zakupowe oraz wszystkie inne dokumenty, które mogą mieć wpływ na rozliczenia firmy.
Warto również informować biuro o ważnych wydarzeniach w działalności, nawet jeśli nie wiadomo jeszcze, jakie będą ich konsekwencje podatkowe.
Nie musisz znać wszystkich zasad księgowych. Od tego jest księgowa. Twoim zadaniem jest przede wszystkim przekazać jej kompletną informację o tym, co dzieje się w firmie. Im lepszy przepływ informacji, tym mniejsze ryzyko błędów, korekt i niepotrzebnego stresu.
Jeżeli chcesz, żeby księgowość Twojej firmy była uporządkowana i żebyś nie musiał zastanawiać się, jakie dokumenty i kiedy przekazać do biura, skontaktuj się z nami.
Chętnie pokażemy Ci, jak może wyglądać współpraca z Hive Tax.
Ostatnie posty:
